Polish
English
W dzisiejszym świecie nie jest niczym zaskakującym fakt, że większość firm w mniejszym lub większym stopniu funkcjonuje w internecie. Do tego celu potrzebują one odpowiedniego oprogramowania i sprzętu komputerowego. Chcąc, aby te rozwiązania prawidłowo funkcjonowały konieczne, jest należyte wsparcie specjalistów. Tym samym nie powinno nikogo zaskakiwać, że coraz częściej wykorzystywanym sposobem na pozyskanie owych fachowców jest outsourcing IT. Jest to nic innego, jak obsługa informatyczna i temu też zagadnieniu pragniemy poświęcić dalszą część niniejszego wpisu. Nie tylko skupimy się na definicji tego zagadnienia, lecz również poznamy profity i minusy stosowania niniejszej usługi. To niezwykle istotne, chociażby dlatego, iż outsourcing w dziedzinie IT ma rację bytu w małych i dużych podmiotach. Dlatego też nie pozostaje nic innego, jak tylko zachęcić do lektury dalszej części niniejszego tekstu.
Obsługa it – krótka charakterystyka
Obsługa informatyczna instytucji, firm i innych podmiotów jest niczym innym, jak zatrudnieniem zewnętrznego podmiotu, który świadczy wszechstronne usługi informatyczne. Zazwyczaj mamy w tym przypadku opiekę informatyczną obejmującą wsparcie i pomoc związaną ze sprzętem komputerowym, oprogramowaniem, siecią komputerową i bezpieczeństwem w firmie zlecającego.
Jakie usługi obejmuje wsparcie informatyczne dla firm?
Zazwyczaj to jakie zadania ma do wykonania zewnętrzny podmiot IT, jest określane indywidualnie oraz z uwzględnieniem potrzeb danego przedsiębiorstwa i ewentualnych kłopotów bieżących. Można jednak wskazać konkretne aspekty pracy firm informatycznych wykonujących prac dla innych podmiotów.
Zatem outsourcing IT to takie prace jak:
– wsparcie działu IT,
– ochrona antywirusowa komputerów,
– monitoring firmowej sieci,
– backup i odzyskiwanie danych,
– bieżące serwisowanie urządzeń,
– obsługa informatyczna firm,
– konfiguracja i wdrażanie serwerów,
– nadzorowanie firmowej poczty,
– opieka nad firmami sprzedażowymi,
– szkolenia z obsługi poszczególnych urządzeń pracowników.
Sprawdzamy, jakie są typy outsourcingu IT?
Chcąc czerpać możliwie jak najwięcej z outsourcingu IT mamy do wyboru dwa fundamentalne typy współpracy. Pierwszym wariantem jest ten, w którym to przekazujemy wszelkie kompetencje z zakresu IT zewnętrznemu podmiotowi. Wówczas to niniejszy podmiot ma pełną odpowiedzialność nad powierzonymi mu obowiązkami. Tego typu wariant zapewnia maksymalne cięcia kosztów i przy tym nieprzerwany niczym dostęp do obsługi w profesjonalnym wydaniu. Kolejnym wariantem jest obsługa informatyczna firm w formie częściowej. Jest to opcja, która będzie optymalna w kontekście małych i średnich podmiotów gospodarczych, a także w sektorze publicznym. W tym przypadku mamy do czynienia z przekazaniem do realizacji zewnętrznemu kontrahentowi jedynie cząstkowych kompetencji. Zazwyczaj to jakie zadania zlecimy w ramach outsourcingu częściowym wydaniu, wynika z bieżącego zapotrzebowania i jednocześnie jest on uzupełnienie kompetencji naszego własnego działu IT.
Co możemy zyskać w ramach outsourcingu IT?
Niezaprzeczalnym profitem, który wynosimy z outsourcingu IT, jest fakt, iż jesteśmy w stanie czerpać pełnymi garściami z doświadczenia, umiejętności i eksperckiej wiedzy firmy, jakiej zlecamy dane usługi. Nie ma konieczności zatem rekrutować czy szkolić pracowników. Zamiast tego możemy w 100% skupić się na swojej bieżącej działalności. Nie można również pominąć tego, że zewnętrzna opieka informatyczna zapewnia też redukcję kosztów przy jednoczesnym wzroście wydajności. Do tego spadają nam koszty operacyjne, koszty pracy, koszty produkcji, a także czynsz. Co więcej, mimo spadku kosztów podnosi się rentowność, a to przekłada na konkurencyjność w naszej branży. Zlecanie usług IT zewnętrznej firmie znacząco redukuje wynagrodzenia i inne koszty stałe. W tym przypadku płacimy tylko za to, czego, naprawdę potrzebujemy. Nie można zaprzeczyć również faktu, że w ten sposób redukujemy ilość błędów. Dzięki temu, że outsourcing oferuje również dostęp do specjalistów z zakresu cyberbezpieczeństwa, to ochrona w zakresie bezpieczeństwa danych jest w dobrych rękach. Przy okazji wsparcie informatyczne dla firm obejmuje też fachowe doradztwo wraz z możliwością poznania najnowszych technologii i ofert. Nie bez znaczenia jest też fakt, że tego typu firmy odznaczają się doskonałym zrozumieniem branży firmy i jej kultury. Tym samym przekłada się to na doskonałe doradztwo i wybór optymalnej strategii w ramach IT dla naszego biznesu. Jest to również gwarancja, że będziemy zadowoleni z nowego systemu. Poprzez czerpanie z zasobów outsourcingu w sektorze IT znacznie łatwiej da się uzupełnić wewnętrzne zespoły IT. To również opcja na ich uwalnianie z danych zadań pochłaniających czas. Tym samym mogą się one skupić na bardziej istotnych z punktu widzenia naszego biznesu zadaniach.
Minusy, które objawiają się na skutek korzystania z outsourcingu IT
Tak jak w zasadzie większość aspektów naszego życia czy prowadzenia biznesu oprócz wymiernych korzyści może mieć też mniej przyjazne nam aspekty. Tak też rzecz ma się w przypadku opisywanego tutaj zagadnienia. Jednym z przykładów negatywnego oddziaływania korzystania z zewnętrznych podmiotów w zakresie prac związanych z IT jest spadek standardów pracy i ochrony środowiska. Częstym minusem jest też to, że usługi outsourcingu są zlewane do krajów rozwijających. Tym samym oznacza to redukcję płac rodzimych pracowników lub też nawet pozbawienie ich pracy. Nie można również zaprzeczyć aspektom takim, jak sam wybór firmy, której zlecamy takowe usługi, ponieważ niewłaściwe jej wskazanie może nieść za sobą szereg problemów. Mowa tu nie tylko o niewykonaniu zaleceń zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami, lecz również możemy też stracić pieniądze. Tym samym dla zabezpieczenia swoich interesów oprócz przemyślanej selekcji usługobiorcy, trzeba też niezwykle precyzyjnie sformułować umowę. Czynnikiem, na jaki nie zawsze mamy wpływ jest stan sytuacji finansowej strony trzeciej. Oczywiście można w jakimś tam stopniu prześwietlić dany podmiot, lecz czasem niepowodzenia finansowe lub bankructwo są nie do przewidzenia. Czasem firmy są też zachowawcze w zlecaniu określonych zadań z uwagi na kłopoty z jakością wykonania. Warto więc na etapie podejmowania decyzji o sięgnięciu po usługi zewnętrznego podmiotu zrealizować to bez pośpiechu i z dbałością o każdy nawet pozornie mało istotny detal.
Faza przejściowa przy korzystaniu z informatycznych usług outsourcingowych
Mając już za sobą wybrany konkretny podmiot, jakiemu chcemy powierzyć realizację zadań z zakresu IT w naszym przedsiębiorstwie, czeka nas bardzo ważny czas. Chodzi mianowicie o okres przejściowy. Jest to wycinek czasowy, który datuje się od parafowania umowy i jednocześnie jest on poprzedzający dla świadczenia właściwych usług. Kluczowe jest tutaj to, aby niniejszy przedział czasowy był potraktowany z należytą starannością i delikatnością. Dzięki takiemu podejściu jesteśmy w stanie zarówno podbudować, jak i też zniszczyć relacje na linii klient-dostawca. Warto zatem wiedzieć, że współpracując z doświadczonymi partnerami, nasze szanse na powodzenie są znacznie większe. Należy mieć też na uwadze to, że w tym czasie jeszcze będziemy musieli ponieść koszty przesunięcia obecnych pracowników. Tym samym w danym odcinku czasowym możemy niejako płacić za to samo podwójnie i trzeba się z tym liczyć.
Warto zatem sobie starannie przemyśleć budżet tak, aby wszystko obeszło się bez niepotrzebnych komplikacji. Warto się postarać, aby ów proces przejściowy był udany, ponieważ odgrywa on niemałą rolę w dalszym rozwoju firmy. Trzeba tym procesem mądrze zarządzać tak, aby realizowane usługi przekładały się na nasze oczekiwania i wymogi biznesowe. Częstym przypadkiem na niniejszym etapie jest bagatelizowanie dokumentacji procesów i systemów. Warto za ten czas sporządzić precyzyjną dokumentację określającą starannie przedział realizacji usług i aktywa, jakie będą przekazane podmiotowi zewnętrznemu. Do tego niezbędny będzie też klarowny i zrozumiały dla obu stron plan komunikacji, aby cały proces przebiegał płynnie. Mają też miejsce przypadki, kiedy to część podmiotów w niewystarczającym stopniu budżetuje okres przejściowy. Powszechnie uważa się, że obsługa informatyczna na etapie przejściowym jest zdecydowanie najtrudniejszym okresem we wszystkich kooperacjach związanych z outsourcingiem. Na całe szczęście zdecydowana większość nabywców i dostawców wyżej wspomnianych usług ma świadomość powagi sytuacji. Tym samym wzajemnie dążą oni do wykreowania fundamentalnych zasad i ram zarządzania, aby współpraca odbywała się pomyślnie. Jednak pomimo wielu niebezpieczeństw i obaw płynących z tego rodzaju sytuacji miękkie przejście jest konieczna dla dobra odpowiednich relacji z outsourcerem. W optymistycznym wariancie tego rodzaju przejście zajmuje do kilku tygodni. Jest to czas, kiedy sprzedawca realizuje część planowania niezbędnego w projekcie outsourcingowym. Nabywca z kolei musi natomiast udzielić informacji dostawcy outsourcingu o każdej zawartej umowie ze stronami trzecimi, a przy tym dopilnować ich zrealizowania na oczekiwanym poziomie.
Kilka słów podsumowania
Mamy nadzieję, że niniejszy tekst w jakich, chociaż stopniu rozjaśnił Państwu pojęcie outsourcingu w sektorze IT. Do tego powinniśmy już mieć świadomość strategii zarządzania przedsiębiorstwem z tego zakresu, a także, w jaki sposób można go wdrożyć we własnej firmie. Opieka informatyczna na zasadzie outsourcingu to zarówno wymierne profity, jak i pewne niebezpieczeństwa. Jednak mając na oku profesjonalnego i godnego zaufania partnera po drugiej stronie, możemy w zasadzie tylko zyskać.
Wdrażając tego rodzaju kooperację w swoim biznesie mamy realna możliwość wzrostu efektywności działania firmy, a także szansę na redukcję kosztów działalności. Efektem dodanym jest możliwość korzystania z innowacyjnych rozwiązań i technologii we współudziale najlepszych specjalistów. To również jest nad wyraz korzystne dla naszego biznesu i jego przewagi nad konkurencją. Dlatego też z czystym sumieniem można niniejsze rozwiązanie polecić każdej firmie, która poważnie myśli o rozwoju i ekspansji swojej niszy.