Office 365 dla firm – jakie korzyści płyną z pracy grupowej

Bez kategorii
Microsoft Office 365

Od premiery Office 365 minęło już sporo czasu. Rozwiązania Microsoftu na które składają się tradycyjne aplikacje m. in. Excel czy Word wzbogacone usługami w chmurze znalazły dość szybko akceptacje wśród swoich klientów. Częste i systematyczne prace Microsoftu nad produktem przyczyniły się do rozwiązania rozbudowanego o pakiet funkcjonalności i dodatków, które działają w chmurze np. Sway, Teams, Planner, Delve oraz wiele innych.

Chmura danych usprawni prace zespołu

Warto zacząć od tego, skąd biorą się potężne możliwości tego narzędzia dla pracy zespołowej. Korzystanie ze standardowej licencji dla narzędzia Microsoftu było uciążliwe do wykorzystania w większej grupie. Pliki trzeba było ciągle przenosić i kopiować na zewnętrzne nośniki lub przesyłać w formie załączników poprzez wiadomości e-mail. Stwarzało to wiele problemów z komunikacją w całym zespole co powodowało wydłużenie czasu realizacji projektów bądź pojawianie się błędów. W przypadku Office 365 komplikacje te znikają bezpowrotnie. Wszystkie narzędzia oferowane w ramach konkretnego pakietu są dostępne już z poziomu przeglądarki internetowej. Nie ma konieczności fizycznego instalowania programów na komputerze, można z nich korzystać w wersji mobilnej. Z punktu widzenia funkcjonalności oba rozwiązania niczym się nie różnią, jedyna różnica to taka, że wersja przeglądarkowa wymaga jedynie dostępu do łącza internetowego.

office 365

Chmura do przechowywania danych jako bezpieczne rozwiązanie

Microsoft w ramach swoich pakietów oferuje doskonale znaną usługę OneDrive. Polega na udostępnieniu przestrzeni dyskowej w chmurze o pojemności aż 1 TB. Biorąc pod uwagę, że jest to oprogramowanie biurowe przestrzeń jest ogromna i z pewnością nie braknie miejsca na firmowe dane. Łącząc dużą pojemność i niskie wymagania otrzymujemy doskonałe narzędzie do pracy w grupie. Zespół pracowników, co ważne, nie musi nawet przebywać w tym samym pomieszczeniu czy nawet budynku. Współpracownicy, bez względu czy pracują zdalnie, czy też w terenie mogą bez żadnych przeszkód swobodnie się porozumiewać. Dane przechowywane w chmurze nie tylko są dobrze zabezpieczone ale również można się nimi bez problemów dzielić a pliki mogą być swobodnie edytowane przez wiele osób jednocześnie. Zmiany w plikach są widoczne w czasie rzeczywistym co jest wielką zaletą. Każdy nieuprawniony dostęp po plików jest natychmiastowo sygnalizowany, w formie e-mail bądź SMS-a. Daje to gwarancję na wysoki poziom bezpieczeństwa oraz pozwala na niezakłóconą pracę zespołu.

Rozszerzone możliwości Outlooka

Kolejną zaleta dla pracy w zespole jest obecność narzędzia Exchange Online. Można go znaleźć w pakietach Premium oraz Essentials. Możliwości oprogramowania Microsoft Outlook zna niemal każdy przedsiębiorca. W tym przypadku również możemy używać narzędzia z poziomu przeglądarki co pozwala na uruchomienie poczty nawet na smartfonie czy tablecie. Exchange Online rozszerza jego możliwości przez co staje się świetną opcją dla firm zatrudniających pracowników terenowych. Narzędzie jest dodatkową skrzynką, indywidualną dla każdego, korzystającego z tego pakietu użytkownika. Dostępna przestrzeń to aż 50 GB. Połączenie tych dwóch programów staje się swoistym kombajnem, dzięki któremu można bezproblemowo zarządzać większym zespołem pracowników. Daje świetne możliwości, można uzupełniać kalendarz ważnymi terminami oraz spotkaniami i udostępniać go zatrudnionym pracownikom. Generowane informacje mogą być udostępniane zarówno w formie do odczytu, jak i również do edycji. Oczywiście wszystkie zmiany są natychmiastowo widoczne dla każdego korzystającego z narzędzi użytkownika.

Optymalizacja kosztów dzięki Office 365

Należy wspomnieć również o kosztach związanych z używaniem tego narzędzia. Firma zatrudniająca wielu pracowników zapewnia sobie optymalizację kosztów decydując się na zakup pakietu Office 365, niezależnie od wybranego pakietu. Standardowa forma pozwala na jedną licencję dla jednego użytkownika narzędzi. W przypadku Office 365 w ramach jednego abonamentu otrzymujemy aż 15 licencji! Zasada jest prosta, jeden pakiet to:

  • 5 licencji dla komputerów (Mac lub urządzenia klasy PC)
  • 5 licencji dla telefonów komórkowych
  • 5 licencji do wykorzystania na tabletach

Dla firmy, która zatrudnia większość swoich pracowników zdalnie lub pracują oni w terenie jest to olbrzymia korzyść finansowa. Należy wspomnieć również o dostępie do najnowszych aktualizacji oprogramowania. Klasyczna forma pozwala na aktualizacje w ramach jednej wersji oprogramowania, np. kupując oprogramowanie Microsoft Office 2019 nie możemy zaktualizować go do kolejnej wersji jeśli nie wykupimy nowej licencji. W przypadku Office 365 zyskujemy aktualizacje w cenie. Tak długo, jak opłacamy abonament, tak długo posiadamy dostęp do bieżących rozwiązań oferowanych przez producenta. Zapraszamy do naszej oferty, w której oferujemy również wdrożenie Office 365. Biorąc pod uwagę płynące z tego korzyści na pewno warto się nad tym zastanowić.