Wprowadzenie unijnego rozporządzenia RODO było swego rodzaju rewolucją, szczególnie dla mniejszych firm. Od tej pory dane osobowe muszą podlegać szczególnej ochronie, a sam akt prawny wprowadził nowe prawa dla osób indywidualnych. Jednym z nich jest prawo do bycia zapomnianym, czyli usunięcie z sieci wszystkich danych dotyczących danej osoby. Ponadto musi być prowadzony rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, zaś każde naruszenie należy bezzwłocznie zgłaszać odpowiednim organom. Firmy muszą wyznaczyć osobę odpowiedzialną za skuteczne przestrzeganie przepisów. Za nieprzestrzeganie zasad rozporządzenia grożą wysokie kary finansowe, warto zatem wcześniej poznać obowiązki leżące po stronie przedsiębiorcy i wcielić je w życie.
Ochrona danych to dziedzina, którą trzeba wdrażać również w systemach informatycznych. Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych dotyczy niemal każdej firmy. Wiąże się to z dodatkowymi obowiązkami oraz kosztami. Jest też mocno utrudnione w przypadku braku osobnego działu IT w firmie. Ryzyko cyberataków oraz wycieku danych osobowych jest znaczące i z każdym rokiem wzrasta – przestępcy wykorzystują coraz nowsze metody oraz słabe strony w systemach. Niewiele firm samodzielnie zajmuje się procesami przetwarzania tych wrażliwych danych oraz ich ochroną. Dobrym rozwiązaniem jest zlecanie działań w zakresie ochrony danych osobowych podmiotom zewnętrznym, czyli tak zwany outsourcing.
Firmy wyspecjalizowane w ochronie danych osobowych dysponują zaawansowanymi systemami informatycznymi oraz rozwiązaniami pozwalającymi zapewnić najwyższą jakość i bezpieczeństwo tych danych. Jest to zdecydowanie tańsze rozwiązanie niż budowanie takiego systemu w firmie od podstaw. Pozwala także zaoszczędzić czas oraz uzyskać fachową pomoc w przypadku wykrycia jakichś nieprawidłowości.
RODO w outsourcingu IT obejmuje takie przedsięwzięcia jak audyt systemu informatycznego w firmie, dostosowanie istniejących rozwiązań do nowych przepisów, przygotowanie pełnej dokumentacji takiej jak polityka prywatności, która będzie zgodna z rozporządzeniem, weryfikacja wprowadzonych zmian oraz bieżące monitorowanie całego systemu i jego zgodności z RODO.
Tego typu kompleksowe działania mogą przeprowadzić firmy zewnętrzne dysponujące wykwalifikowanymi pracownikami oraz odpowiednimi narzędziami.
Prace należy zacząć od audytu sieci – sprawdzenia, czy wszystko odpowiednio funkcjonuje, znalezienia słabych stron systemu oraz zaproponowania zmian, których wprowadzenie będzie konieczne do spełnienia wymagań rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
Już istniejący system trzeba zatem odpowiednio zmodyfikować oraz wzmocnić. Przygotowanie dokumentów oraz wdrożenie procedur jest niezbędne, żeby firma mogła być w pełni rozliczana z treścią rozporządzenia.
Wszystkie wprowadzone zmiany należy przetestować i ocenić, dokonując ponownej analizy systemu ochrony danych. Jest to konieczne, żeby upewnić się, że system działa zgodnie z obowiązującym prawem.
Monitoring systemu oraz jego zgodności z rozporządzeniem pozwala natomiast przez cały czas upewniać się, że wszystko jest w porządku oraz że nie doszło do niepożądanych zdarzeń.