Polish
English
Bezpieczeństwo danych oraz zgodność z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych to priorytet w wielu firmach, które pozyskują, administrują i przekazują dane osobowe na własne potrzeby lub do innych firm. Coraz częściej pracownicy wewnętrznie lub zewnętrznie pobierają plik na dysk, następnie zakładają hasło i ponownie załadowują plik do wiadomości mailowej. A gdyby była lepsza, prostsza i szybsza możliwość na hasłowanie plików przekazywanych w wiadomości mailowej? W tym artykule przedstawimy Ci najważniejsze informacje związane z szyfrowaniem załączników wiadomości mailowych oraz w jaki sposób zrobić to efektywnie za pomocą jednego narzędzia.
Bezpieczeństwo danych osobowych przekazywanych w wiadomościach mailowych
Każda firma, która pozyskuje oraz dokonuje procesów administracyjnych w obszarze danych osobowych ma obowiązek zadbać o to, aby przekazywane informacje były traktowane z zachowaniem najwyższej poufności. Wspomina o tym artykuł 36 Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych:
Administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Tak jak widzisz, artykuł ten wskazuje, że administrator danych osobowych musi odpowiednio zabezpieczyć przekazywane dane za pomocą poczty elektronicznej, ale nie wskazuje jednego konkretnego rozwiązania do wdrożenia w firmach. Dlatego też jednym z obowiązków firmy jest wybór odpowiednich narzędzi oraz sposób, aby wypełnić ten artykuł w pełni.
Jakie są sposoby szyfrowania danych?
W polskiej interpretacji dotyczącej zabezpieczania danych osobowych Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) przygotował zestaw informacji, które wskazują obszaru podane procesowi ochrony, a są nimi m.in.
– Szyfrowanie przekazywanych informacji;
– Zabezpieczenie komputerów (nadawcy, jak i odbiorcy);
– Zabezpieczenie serwerów pocztowych;
– Ochrona kanałów komunikacyjnych.
Według zaleceń UODO najbardziej skuteczną metodą na zabezpieczenie danych osobowych jest ich szyfrowanie. Zaszyfrowana wiadomość trafia bezpośrednio do odbiorcy i tylko uprawniona (posiadająca hasło) osoba może odczytać dokument. Szyfrowanie plików hasłem jest również bezpieczne, ponieważ, nawet gdy wiadomość trafi do nieuprawnionej osoby nie będzie ona w stanie odszyfrować pliku. Oczywiście w przypadku haseł należy wysłać je zupełnie innym nośnikiem lub ustalić ustnie podczas spotkania.
Jak w szybki sposób zaszyfrować załącznik do wiadomości mailowej?
Po wprowadzeniu RODO nastąpił duży wzrost nowych aplikacji, które wspierają bezpieczeństwo danych osobowych przekazywanych drogą mailową. Jednym z takich narzędzi jest rozwiązane przygotowane przez firmę NG Solutions. Jest to innowacyjne rozwiązanie, które jako dodatek do Outlooka stanowi swoiste wybawienie dla osób, które często zapominają o szyfrowaniu pliku. To sama aplikacja przypomni nam przed wysłaniem wiadomości mailowej czy chcemy zaszyfrować przesyłane pliki. Dodatek do Outlooka przygotowany przez firmę NG Solutions to doskonały przykład na wzrost efektywności prowadzonych działań. Możemy zapomnieć o ciągłym pobieraniu plików, hasłowaniu i dołączaniu do maila. Właściwie jednym kliknięciem jesteś w stanie założyć hasło. Koniecznie wypróbuj nowy dodatek do Outlooka!
Podsumowując, Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nałożyło na administratorów oraz osoby przetwarzające dane osobowe obowiązek szyfrowania plików, oraz danych poufnych. Przygotowując plik do przesłania, warto zapoznać się z nowym dodatkiem do Outlooka przygotowanym przez firmę NG Solutions, która idealnie wpasowuje się w trend wysokiej efektywności i szybkości działania. Już nigdy nie zapomnisz o zaszyfrowaniu pliku!